Man in fabriekshal
Man in fabriekshal

Veelgestelde vragen over het werkgeversportaal

Veelgestelde vragen

Ik heb geen zorgpas ontvangen voor mijn werknemer(s), wat moet ik doen?
De zorgpas wordt maar één keer per jaar verstrekt. Was uw werknemer al bij ons verzekerd via een andere werkgever? Dan hebben wij al een zorgpas gestuurd. In het werkgeversportaal ziet u op welke datum de pas voor het laatst is uitgegeven. Heeft uw werknemer geen pas ontvangen van de vorige werkgever of is de pas kwijt geraakt? Stuur dan een e-mail naar verzekerden@hollandzorg.nl waarin u aangeeft voor wie u een (nieuwe) pas wilt ontvangen. Vermeld hierbij in ieder geval het BSN en/of het polisnummer van de werknemer. Meer informatie hierover staat op bladzijde 15 van de handleiding.
Ik heb iemand een paar dagen geleden al ingeschreven, maar deze persoon is nog niet verzekerd. Hoe kan dit?

Dit kan een aantal redenen hebben. De meest voorkomende zijn:

  • * Er ontbreken gegevens;
  • * De gegevens zijn niet juist ingevoerd;
  • * De werknemer is nog ergens anders verzekerd.

In het werkgeversportaal, in het tabblad ‘Overzicht mutaties’ ziet u wat er mis is gegaan. Hiervoor kijkt u bij ‘Ongelezen mutaties’. Daar ziet u ook of u nog een actie moet ondernemen of dat u juist even niets moet doen. Meer informatie hierover staat in de handleiding op bladzijde 20 (hoofdstuk ‘Overzicht mutaties’).

Ik wil iemand inschrijven, maar deze persoon heeft nog geen BSN nummer. Wat moet ik doen?
Soms ontbreken noodzakelijke gegevens (bijvoorbeeld BSN), waardoor de inschrijving van uw werknemer nog niet mogelijk. Als de werknemer in die situatie dringend zorg nodig heeft, kunt u een verzoek indienen voor een voorlopig bewijs van zorgverzekering. Hiervoor kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met de afdeling Polisadministratie via +31 (0)570 687 460. Meer informatie hierover staat op bladzijde 32 van de handleiding.
Ik wil iemand inschrijven, maar dit is na de gestelde inschrijfperiode. Wat moet ik doen?
Werknemers moeten binnen 10 werkdagen aangemeld worden voor de zorgverzekering. Dit voorkomt problemen en onduidelijkheden voor zowel u, uw werknemer als ons. Is het u helaas niet gelukt binnen deze termijn? Dan heeft u vanaf de eerste werkdag van uw werknemer nog 4 maanden (120 dagen) de tijd. Dit is wettelijk bepaald. Krijgen wij de aanmelding pas na 4 maanden na het ontstaan van de verzekeringsplicht (de dag waarop de uitzendkracht loonbelastingplichtig is geworden), dan schrijven wij de verzekerde in per de datum waarop de aanmelding binnen is. Dat betekent dus dat de werknemer een periode onverzekerd is geweest en dat we zorgkosten van die periode niet vergoeden. Meer informatie hierover staat op bladzijde 32 van de handleiding.
Ik wil iemand afmelden, maar deze persoon is langer dan 30 dagen geleden gestopt met werken. Wat moet ik doen?
Het is niet mogelijk om via het werkgeversportaal iemand af te melden die langer dan 30 dagen geleden gestopt is met werken. Stuur in dit geval een e-mail naar verzekerden@hollandzorg.nl 
Meer informatie hierover staat op bladzijde 7 van de handleiding.
Mijn werknemer wil een nieuw pasje, omdat hij/zij getrouwd/gescheiden is. Wat moet ik doen?
Als uw werknemer van naam verandert door een huwelijk/scheiding, dan kan hij/zij dit wijzigen bij één van de volgende gemeenten: Alkmaar, Almelo, Amsterdam, Breda, Den Haag, Doetinchem, Eindhoven, Goes, Groningen/Eemshaven, Heerlen, Leeuwarden, Leiden, Nijmegen, Rotterdam, Terneuzen, Utrecht, Venlo of Zwolle.

Pas nadat de wijziging daar is doorgevoerd, kunnen wij het hier wijzigen. Daarna sturen wij uw werknemer een nieuwe polis en zorgpas.
Ik wil mijn wachtwoord wijzigen, wat moet ik doen?
U kunt onder het tabblad ‘Home -Mijn account’ zelf uw wachtwoord wijzigen. Meer informatie hierover staat op bladzijde 4 van de handleiding.
Hoe snel worden aanmeldingen/afmeldingen of wijzigingen verwerkt?
Natuurlijk proberen wij mutaties altijd zo snel mogelijk te verwerken, maar in ieder geval binnen 5 werkdagen.
Waar vind ik de premienota? En wat moet ik doen als deze niet klopt?
U vindt de premienota onder het kopje ‘Administratie – premienota’. Ziet u deze niet staan? Dan bent u hiervoor mogelijk (nog) niet geautoriseerd. Neem dan contact op met onze binnendienst via 0570-687120 of via bedrijven@hollandzorg.nl. Meer informatie hierover staat op bladzijde 25 van de handleiding.
Ik krijg een melding dat het BSN nummer onjuist is, maar ik weet zeker dat ik dit goed heb ingevuld. Wat moet ik doen?
Waarschijnlijk heeft u de volgende melding gekregen: ‘Opgegeven persoon is niet de persoon die in onze administratie onder het BSN bekend is.’



Stuurt u in dit geval de belastingverklaring naar verzekerden@hollandzorg.nl. Wij kunnen dan bekijken wat er aan de hand is. Soms worden het sofinummer en het BSN namelijk door elkaar gebruikt. Het sofinummer wordt toegekend wanneer een niet-ingeschrevene in Nederland gaat werken. Een BSN wordt pas toegekend wanneer iemand ingeschreven wordt bij een gemeente. Wanneer beide situaties van toepassing zijn geweest, kan het dus zijn dat iemand onder een ander nummer bekend is bij ons. Is dit niet het probleem, dan kan het ook nog zijn dat de naam of de geboortedatum anders bij ons bekend zijn.